Hai una casella PEC con problemi di spazio ma non puoi cambiarla perché l’hai già comunicata a tutti i tuoi clienti e fornitori? Ti capita di ricevere il messaggio minatorio “hai quasi esaurito lo spazio a disposizione della tua casella”?

Non preoccuparti, in questo post ti mostrerò come fare un backup di tutti i messaggi PEC e liberare spazio sulla tua casella in pochi semplici passaggi, anche se utilizzi il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol).

Indice

1. Il Problema
2. La soluzione Imapsync
3. Imapsync web
4. Script schedulato

1. Il Problema

Consultare la casella da webmail o da client con protocollo IMAP senza cancellarla lato server comporta la rapida saturazione dello spazio a disposizione, specie se la casella è utilizzata da più utenti contemporaneamente e non si segue una precisa policy di cancellazione dei messaggi. Le caselle PEC (a meno che non si siano sottoscritti piani da 10/20 Gb) vanno incontro molto rapidamente a problemi di saturazione dello spazio.

Scaricare la posta su client può essere una soluzione ma presenta diversi rischi e svantaggi.

2. La soluzione Imapsync

Imapsync è uno strumento di trasferimento per protocollo IMAP sviluppato con l’obiettivo di migrare  o copiare account IMAP. IMAP è uno dei tre protocolli standard di accesso alle caselle di posta elettronica. Gli altri due sono POP3 e HTTP con webmail. Le webmail sono spesso legate ad un server IMAP. Imapsync funziona su Windows, Linux e Mac OS X.

Imapsync è uno strumento a riga di comando che consente di effettuare trasferimenti IMAP incrementali o ricorsivi da una casella ad un’altra, sia su internet che su rete locale.

“Incrementale” significa che si può fermare il trasferimento in qualsiasi momento e riprenderlo in modo efficiente senza generare duplicati. “Ricorsivo” significa che è possibile copiare la gerarchia completa delle cartelle, incluse tutte le cartelle e le sotto-cartelle.

“A riga di comando” significa che non c’è un’interfaccia grafica, in Windows è necessario avviare IMAPSYNC da un file batch. Ad ogni modo esiste uno strumento visuale disponibile online che vedremo nel dettaglio nel prossimo punto.

Quindi se abbiniamo l’utilizzo di questo tool con la sottoscrizione di un altro account di posta elettronica molto capiente (Yahoo mette a disposizione account gratuiti con ben 1.000 Gb di spazio) riusciamo a realizzare una soluzione di backup PEC in cloud molto efficace e a costo zero.

L’archivio di backup inoltre può essere consultato da webmail e condiviso con le stesse modalità dell’account principale.

NB Per permettere ad Imapsync di collegarsi all’account Yahoo devi preventivamente modificare questa impostazione (dal menù in alto a destra): Info account > Sicurezza dell’acount > Consenti le app che utilizzano un accesso meno sicuro. Fatto questo il tuo account Yahoo è pronto.

3.Imapsync web

A questo punto inizia la parte divertente: prendi carta e penna e comincia ad annotare queste informazioni.

Account sorgente (la casella PEC che vuoi copiare)

Utente ________________________________

Password ______________________________

Host (IMAP) _________________________________

Account destinazione (la casella Yahoo di backup)

Utente tuo_utente@yahoo.com

Password tua_password

Host (IMAP) imap.mail.yahoo.com

Con questi dati alla mano collegati all’indirizzo https://imapsync.lamiral.info/X/ e compila i campi richiesti, quindi clicca su “Sync or resync!”

Ora prova ad accedere al tuo account Yahoo e verifica la riuscita della sincronizzazione (devi verificare che il numero di messaggi nelle diverse cartelle sia lo stesso nel tuo account PEC di origine e nell’account di destinazione Yahoo).

Una volta verificato che la copia è stata effettuata con successo puoi rimuovere in sicurezza i messaggi dalla tua casella PEC e liberare spazio.

4. Script schedulato

Se ricevi PEC con una frequenza molto elevata e saturi rapidamente lo spazio a tua disposizione puoi pensare di schedulare l’attività di sincronizzazione.

Per schedulare l’attività è necessario scaricare ed installare Imapsync (la procedura cambia in funzione della piattaforma utilizzata Windows, Linux e Mac OS X). Trovi le istruzioni sul sito di riferimento https://imapsync.lamiral.info/

Se come me non sei un programmatore puoi ricorrere all’ottimo script messo a disposizione da Daniele Pinna all’indirizzo https://www.dapinna.com/download/category/4-software-free-o-opensource.html?download=13:sync-tools. Per utilizzare lo script devi effettuare il download del file compresso e decomprimerlo in una directory a tua scelta.

Lo script si compone di 4 files

• esempio.var (è il file contenente i parametri da modificare)
• readme.txt (è la guida al funzionamento dello scripr)
• sync-tools.sh (è lo script eseguibile vero e proprio)

Ti consiglio di cominciare leggendo il file reame.txt per farti un’idea chiara sul funzionamento dello script.

Puoi quindi passare alla fase operativa cambiando i parametri del file esempio.var; molto semplicemente dovrai inserire le informazioni annotate al punto 3 negli appositi campi del file.

A questo punto devi rendere lo script eseguibile con il comando chmod +x sync-tools.sh. Quindi puoi provare la sincronizzazione lanciando il comando ./sync-tools.sh esempio.var.

Se tutto è andato a buon fine puoi passare alla schedulazione del lavoro ad intervalli regolari.

Per esempio proviamo a schedulare il lavoro ogni domenica alle ore 12:00

Digitiamo sul terminale il comando: crontab -e, quindi nella videata che si apre inseriamo il comando:

00 12 * * 0 /home/gemid/Scaricati/sync-tools_v1.3.1/sync-tools.sh esempio.var

Ovviamente dovrai sostituire il percorso /home/gemid/Scaricati/ con il percorso in cui hai salvato lo script di Daniele.

La prima parte del comando indica la frequenza di esecuzione (v. tabella qui sotto) mentre la seconda parte contiene il comando da avviare.

.---------------- [m]inute: minuto (0 - 59) 
|  .------------- [h]our: ora (0 - 23)
|  |  .---------- [d]ay of month: giorno del mese (1 - 31)
|  |  |  .------- [mon]th: mese (1 - 12) OPPURE jan,feb,mar,apr... 
|  |  |  |  .---- [w]eek day: giorno della settimana (0 - 6) (domenica=0 o 7)  OPPURE sun,mon,tue,wed,thu,fri,sat 
|  |  |  |  |

*  *  *  *  *  comando da eseguire

Digita CTRL+X per uscire dalla schermata e verifica l’avvenuta schedulazione con il comando crontab -l·

Se tutto è andato a buon fine otterrai un output come questo:

00 12 * * 0 /home/gemid/Scaricati/sync-tools_v1.3.1/sync-tools.sh esempio.var