Bentornato sul mio blog! 🙂

Oggi ti consiglio di rilassarti e metterti comodo: ho infatti in serbo per te un argomento molto interessante ma piuttosto articolato, che ci terrà impegnati per un po’.

In questo post ti spiegherò come realizzare un sistema di Gestione delle Informazioni di Prodotto P.I.M.

Ma partiamo dall’inizio: che cos’è un P.I.M. e come un simile strumento può esserti di aiuto all’interno della tua azienda?

Un P.I.M. è un software che ti aiuta a gestire le informazioni di prodotto centralizzandole all’interno di un unico contenitore (o repository). Solitamente si utilizza un P.I.M. per gestire in forma centralizzata una serie di informazioni relative ai prodotti che poi vengono utilizzate per alimentare molteplici canali di pubblicazione: documenti stampati (etichette, schede e certificati), portali e siti web, listini, in un’ottica cosiddetta media-neutral, cioè indipendente rispetto al canale utilizzato.

Molto spesso ci si concentra troppo sulle problematiche della pubblicazione tralasciando interventi di reengineering della prima fase del processo. E’ proprio sulle attività di generazione e manutenzione che si possono infatti ottenere benefici significativi in termini di ottimizzazione delle risorse e miglioramento della qualità delle informazioni.

Partiamo quindi affrontando la prima fase del processo di gestione delle informazioni di prodotto, calando la teoria sul caso pratico di una industria di produzione di prodotti alimentari.

Indice

1. Generazione e manutenzione delle informazioni
2. I benefici derivanti dall’adozione di un P.I.M.
3. Pubblicazione delle informazioni
4. Costi dei sistemi P.I.M.
5. P.I.M.-LESS smart con strumenti standard Panthera ERP

1. Generazione e Manutenzione delle informazioni

I problemi tipici di un approccio non strutturato alla gestione delle informazioni di prodotto

« Io ne ho viste cose che voi umani non potreste immaginarvi:

etichette di prodotto gestite con 3 diversi software legati ai dispositivi di stampa,

e ho visto schede commerciali contenenti informazioni incongruenti,

e tutti quei certificati di conformità compilati a mano in documenti Word/LibreOffice,

siti web e portali e-commerce riportanti informazioni di prodotto non aggiornate,

listini su file Excel/Access.

E’ tempo di svoltare. »

Probabilmente avrebbe parlato cosi l’androide di Blade Runner osservando il processo di gestione delle informazioni tecniche di prodotto di una tipica PMI italiana del settore alimentare. Ebbene quell’azienda potrebbe essere la tua. Anche la tua azienda potrebbe trovarsi nella condizione di sperimentare un simile caos nella gestione delle informazioni di prodotto.

E pensa allo sforzo e al tempo che i vari responsabili devono mettere in campo per riuscire nel compito di tenere allineate ed aggiornate tutte le informazioni sui diversi canali di pubblicazione: un’impresa titanica che drena costantemente risorse a discapito di attività strategiche quali la ricerca e sviluppo prodotti, il marketing, le azioni di sviluppo del business online.

Infatti per quanto tutti i membri dell’organizzazione si sforzino di tenere aggiornate le diverse informazioni, adottando procedure di manutenzione strutturate, in questi contesti l’unica certezza e’ che l’azienda non e’ in grado di assicurare l’univocità e l’aggiornamento tempestivo delle informazioni sui di versi canali di pubblicazione.

Prova ad immaginare solo per un attimo quali potrebbero essere le conseguenze di una non perfetta sincronizzazione delle informazioni di prodotto derivante da un tipo di approccio non strutturato al problema.

Caso 1: un cliente apre una contestazione perché la ASL riscontra la presenza nel suo magazzino di un  articolo che riporta in etichettatura informazioni diverse rispetto allo stesso articolo con una diversa variante di confezionamento.

Caso 2: la scheda commerciale di un prodotto realizzata dal tuo studio grafico di fiducia riporta informazioni logistiche non aggiornate. Hai appena concluso un importante contratto con una catena GDO ma al momento della consegna la merce viene rifiutata perché il codice a barre della confezione e’ diverso rispetto a quello riportato sulla scheda commerciale.

Caso 3: la dogana blocca lo svincolo della merce perché trova informazioni discordanti tra etichetta e  certificato di conformità.

Caso 4: un cliente chiama perché vuole acquistare un prodotto visto sul sito web che pero’ e’ fuori produzione. Il tuo sito riporta evidentemente informazioni non aggiornate.

Caso 5: il listino contiene informazioni errate sul dosaggio di un prodotto.

Sembrano casi paradossali ma ti assicuro che e’ quello che accade normalmente nella realtà quando le aziende non adottano un approccio strutturato alla gestione delle informazioni tecniche di prodotto.

2.I benefici derivanti dall’adozione di un PIM

Quindi come può uno strumento PIM (Product Information Management) aiutare la tua azienda a fare chiarezza in questa giungla di informazioni?

Ripartiremo dall’esempio iniziale per spiegare i benefici dell’adozione di un P.I.M.

Centralizza il controllo

Abbiamo visto come la gestione delle informazioni di prodotto generi una serie di documenti tecnici quali etichette, schede commerciali, certificati di conformità, listini ed alimenti alcuni canali web come siti o portali e-comerce. Spesso si utilizzano strumenti diversi in funzione del canale di pubblicazione anche se le informazioni da gestire non variano in funzione del canale adottato, o meglio molte di queste sono assolutamente identiche.

Il primo grande beneficio che puo’ portare l’adozione di una soluzione P.I.M. e’ senza dubbio la centralizzazione del controllo delle informazioni. In un P.I.M. infatti tutte le informazioni di prodotto vengono convogliate in un unico grande contenitore, detto repository, che permette di centralizzarne e semplificarne il controllo.

Manutieni una sola volta

Una volta che hai centralizzato queste informazioni in un unico repository puoi permetterti il lusso di manutenerle una sola volta, propagando le modifiche in modo automatico sui diversi canali di pubblicazione.

Ad esempio, se in seguito alla variazione della normativa alimentare si rende necessario aggiornare la lista ingredienti di un prodotto, il responsabile dell’attività aggiornerà l’informazione una sola volta e automaticamente si troverà aggiornate le etichette, le schede commerciali, i certificati di conformità, i listini e la pagina web relativa a quel prodotto.

Garantisci l’univocità delle informazioni

La conseguenza dei due punti precedenti è la certezza di riuscire a garantire sempre l’univocità delle informazioni, riducendo gli errori e prevenendo i problemi anziché doverli affrontare e gestire.

Pensa quale valore può assumere questo beneficio in contesti in cui è necessario produrre anche documentazione tecnica multilingue.

Governi le traduzioni

Un’altra caratteristica dei P.I.M. è quella di permettere la gestire strutturata delle attività di traduzione dei testi. Nello specifico ogni informazione di prodotto, dagli ingredienti al modo d’uso, alla ricettazione, fino alle tabelle nutrizionali e allergeni ha un corrispettivo per ciascuna lingua. Quindi potrai realizzare con facilità versioni multilingua di etichette, schede, certificati, listini, portali e siti web.

Gestisci il flusso autorizzativo dei documenti

Un buon P.I.M. ti consente di sottoporre ogni documento ad un passaggio autorizzativo definito. Quindi, ad esempio, gli addetti della produzione non vedranno disponibili le etichette finché queste ultime non saranno state avallate dal responsabile di riferimento. L’attivazione di un workflow autorizzativo consente di fare chiarezza su ruoli e responsabilità, migliorando la precisione delle informazioni e riducendo sensibilmente il numero di errori.

Riduci il tempo dedicato alle attività di manutenzione

Aziende che hanno adottato sistemi strutturati di gestione delle informazioni di prodotto hanno registrato incrementi di efficienza anche del 50%. Dimezzare i tempi di gestione delle informazioni, senza contare gli ulteriori benefici derivanti dall’eliminazione dei problemi derivanti da una gestione non strutturata, è un risultato decisamente interessante.

Liberi risorse per attività a più alto valore

Riducendo il tempo che le persone dedicano alle attività di manutenzione delle informazioni puoi liberare risorse da dedicare ad attività a più alto valore aggiunto: pensa alla ricerca e sviluppo prodotti, al marketing oppure alle strategie di sviluppo del business online.

3. Pubblicazione delle informazioni

Ora, una volta risolto il problema della generazione e manutenzione delle informazioni, immagina di poterle pubblicare con un click su diversi canali di pubblicazione:

• Etichette di prodotto / Marcatura dei cartoni
• Certificati di conformità
• Schede commerciali
• Listini
• Siti web
• Portali e-commerce

Magari la pubblicazione su alcuni canali specifici potrebbe richiedere un intervento di analisi molto approfondito e la revisione di alcune procedure consolidate. Tuttavia i benefici ottenibili da questo tipo di approccio all’informazione sono di gran lunga superiori ai costi.

In sostanza a fronte di un unico punto di gestione delle informazioni, attraverso un sistema P.I.M. è possibile generare contenuti diversi da pubblicare su altrettanti canali diversi.

Quindi una volta organizzato al meglio il tuo repository delle informazioni potrai utilizzare queste ultime per produrre contenuti coerenti ed aggiornati su diversi tipi di supporto.

Ad esempio potresti sfruttare le informazioni contenute in etichetta per la marcatura dei cartoni, per la stampa dei certificati di conformità da inviare ai clienti, per la realizzazione delle schede commerciali destinate alla rete vendita, per i listini, il sito web o il portale e-commerce.

Nel nostro caso specifico siamo riusciti a ridurre il tempo complessivo dedicato al processo di gestione delle informazioni di oltre il 50%, migliorando al contempo la precisione delle informazioni ed eliminando quasi del tutto gli errori.

4. Costi dei sitemi P.I.M.

Finora abbiamo parlato solo dei benefici derivanti dall’adozione di un PIM. Ma quali sono i costi di adozione di uno strumento di questo tipo e quali gli sforzi necessari all’integrazione?

Adottare un sistema P.I.M. costa. E il costo di adozione si compone di diversi elementi, alcuni dei quali non immediatamente identificabili.

Nella valutazione dei costi e benefici derivanti dall’adozione di un software P.I.M. dovrai quindi dedicare particolare attenzione all’individuazione delle diverse componenti di costo.

Ora cercherò di aiutarti stilando un elenco dei costi di adozione e mantenimento di un sistema di Product Information Management.

I Costi di licenza: a meno che tu non decida per una soluzione open-source il primo costo che dovrai sostenere è rappresentato dal costo di acquisto delle licenze.

Canone manutenzione: strettamente legato al costo delle licenze e’ il canone di manutenzione annuale. Pagando il costo del canone hai diritto agli aggiornamenti del software in modo da mantenere il sistema sempre al passo con i tempi.

Costo integrazione PIM-ERP: devi poi mettere sul piatto i costi necessari all’integrazione del P.I.M. con il tuo ERP aziendale. In questo caso la componente di costo può assumere valori anche difficili da preventivare, in quanto nei progetti di integrazione entrano in gioco numerose variabili. Per quanto l’analisi venga fatta in modo preciso e rigoroso, c’è sempre una piccola percentuale di imprevisti che si manifestano mano a mano che il progetto va concretizzandosi.

Costo integrazione P.I.M.-Canali pubblicazione: altro costo importante di integrazione è quello necessario ad integrare il sistema PIM ai vari canali di pubblicazione. Basti pensare ad esempio alla complessità di un progetto di integrazione di un PIM con un portale e-commerce.

Costo per tenere allineati i diversi software integrati: una volta completate le attività di integrazione non pensare di aver chiuso la partita. Vanno infatti considerati con estrema attenzione i costi necessari a tenere allineati i vari sistemi integrati. Banalmente se modifichi la classificazione degli articoli sull’ERP la stessa logica deve essere in qualche modo riportata sui vari canali di pubblicazione. Venendo invece a dinamiche un po’ più complesse vanno gestite le attività di allineamento dei vari componenti del sistema integrato: ad esempio l’ERP potrebbe aver bisogno di una certa versione di Windows SQL server che magari crea qualche problema di allineamento con il database relazionale utilizzato dal sistema P.I.M.

Costo apprendimento nuovo strumento: una volta esaurite le problematiche di carattere tecnico dovrai preoccuparti di formare il personale all’utilizzo di un nuovo strumento di lavoro.

Magari con una interfaccia e con delle logiche operative completamente diverse da quelle del’ERP aziendale.

Questo singolo aspetto, spesso trascurato, può diventare il motivo del successo o del fallimento di un progetto.

5. P.I.M.-less smart con gli strumenti standard Panthera ERP

Ora ti spiegherò come realizzare un sistema P.I.M. in modo intelligente ed economico utilizzando gli strumenti standard messi a disposizione da Panthera ERP, senza ricorrere a complesse e costose soluzioni P.I.M. Per far questo ti guiderò nel racconto di un progetto che ho gestito e coordinato per un’azienda del settore alimentare. Ma prima di cominciare voglio rivolgere uno speciale ringraziamento a Fabio Alesi e a tutto lo staff del partner Sys-Thema per averci assistito sia nella fase di analisi, sia nella fase di realizzazione e fine-tuning del progetto: Grazie ragazzi! 🙂

I cinque pilastri di un sistema P.I.M.-less smart

A mio avviso un sistema P.I.M.-less smart può realizzarsi solo in presenza di questi cinque imprescindibili pilastri:

• una chiara visione di lungo periodo, necessaria a prevedere e preparare i possibili sviluppi futuri
• un’anagrafica articoli ben strutturata ed estendibile con campi personalizzati
• un database relazionale aperto e di facile integrazione (utilissime in questo senso sono le viste)
• uno strumento di reportistica potente e versatile
• un modulo documentale evoluto e nativamente integrato con l’ERP

Se manca almeno uno di questi elementi il consiglio che posso darti e’ di non avventurarti in un progetto che potrebbe avere anche un buon inizio ma futuro incerto.

La visione di lungo periodo

Cominciamo dalla visione. Anche se inizialmente non avevo in mente tutti i dettagli del progetto, il quadro che mi ero raffigurato prevedeva un intervento drastico di ri-progettazione del processo, in grado di ridurre sensibilmente i tempi, migliorare la precisione delle informazioni ed eliminare gli errori. Avevo ben chiaro in testa l’obiettivo: riuscire a pubblicare su 6 diversi canali: etichette, schede, certificati, listini, sito web ed e-commerce, a fronte di due soli punti di generazione e manutenzione delle informazioni.

L’anagrafica articoli

Le informazioni necessarie provenivano dall’ERP Panthera e da un software dipartimentale utilizzato per la gestione dell’etichettatura (con cui avevamo già soppiantato diverse soluzioni non strutturate in uso negli anni precedenti).  In Panthera abbiamo fatto confluire tutte le informazioni anagrafiche di base degli articoli più le informazioni di carattere logistico (composizione confezioni, colli, pallet), aprendo 25 nuovi campi molto chiaramente organizzati in un’area specifica dell’anagrafica.

Il dipartimentale Documenti.NET conteneva invece le informazioni di etichettatura: ingredienti, tabelle nutrizionali, allergeni, ricette, modalità d’uso e di conservazione dei prodotti (ovviamente multilingua).

Il database

I due software (Panthera e Documenti.net) erano perfettamente integrati, attraverso un sistema di viste incrociate sui rispettivi database (Windows SQL Server).

Il dipartimentale consentiva agli operatori della produzione di stampare le etichette prodotto combinando i dati di etichettatura non variabili con le informazioni variabili  reperite dall’ERP (Lotto, Data Produzione, Data Scadenza, Peso netto). E questo per tutte le lingue degli oltre 60 paesi serviti, inclusi arabo, cinese, russo e georgiano. Queste informazioni variabili erano reperite direttamente dagli ordini di produzione in Panthera, eliminando alla radice la possibilità di errore in fase di stampa.

Il motore di reportistica

Panthera utilizza Crystal Report, un motore di reportistica maturo, affidabile e completo,divenuto negli anni lo standard di riferimento.

Con Crystal Report abbiamo realizzato i tre report fondamentali:

• Le Schede commerciali di prodotto
• I Certificati di conformità di prodotto
• I Listini prezzi

Il Documentale

In fase di stampa Schede, Certificati e Listini è possibile attivare l’archiviazione documentale, pilotando la classificazione e le chiavi di archiviazione.

In questo modo ad esempio le schede commerciali dei prodotti vengono associate alla scheda anagrafica di ciascun articolo per poter essere agevolmente consultate dai commerciali.

Contestualmente viene alimentato il portale e-commerce a servizio di Agenti e Clienti.

Stiamo infine lavorando alla realizzazione del catalogo online per il sito istituzionale dell’azienda che attingerà le informazioni dallo stesso database e dall’archivio documentale.

Ora mi piacerebbe se anche tu volessi condividere la tua esperienza, scrivendomi una mail o lasciando un commento qui sotto.