Ovvero come notificare in automatico ai clienti la presenza di righe ordine evase parzialmente
In un mondo ideale la merce è sempre disponibile a magazzino e la quantità spedita coincide perfettamente con quanto ordinato dal cliente.
Ma proviamo per un attimo a calarci nella realtà d’impresa. Sotto la superficie troviamo listini con numerose referenze e varianti, ordini pervenuti oggi per consegna domani, articoli movimentati più volte al giorno insieme ad articoli movimentati solo alcune volte nell’arco di un anno.
Presto ci accorgeremo che questo mondo ideale è lontano dai problemi che le aziende si trovano a dover affrontare tutti i giorni.
Come nelle comunicazioni subacquee è importante segnalare al più presto l’insorgere di un problema, così in azienda diventa fondamentale comunicare tempestivamente ai clienti eventuali disservizi, prima che questi vengano a scoprirlo troppo tardi, magari a consegna avvenuta.
Ci trovavamo di fronte alla necessità di creare un automatismo per notificare la presenza di stralci sugli ordini di vendita, prima che la merce arrivasse nei magazzini dei clienti.
Dovendo effettuare dei controlli mirati sulle righe degli ordini decidemmo di sviluppare una nuova personalizzazione. Il sistema leggeva i documenti (bolle e fatture accompagnatorie) stampati nell’arco della giornata e cercava le eventuali righe ordine evase parzialmente. Quindi inviava un SMS all’intestatario del documento contenente il riepilogo delle quantità residue, come da esempio qui sotto.
12345 CLIENTE ALFA SPA
Gentile Cliente, siamo in evasione con i Suoi ordini.
Nella tabella che segue evidenziamo le quantità residue (inevase).
Rif. periodo bolle dal 01/06/17 al 01/06/17 eseguito il 02-06-2017 alle ore 13:20:05
| Ordine | Data consegna | Data ordine | Articolo | U.M. | Residuo |
| OV 003151 | 08/05/2017 | 04/05/2017 | 5670 CACAO IN POLVERE 22-24 4X1 | KG | 4,00 |
| OV 003151 | 08/05/2017 | 04/05/2017 | 6223 VARIEGATO OREO 2X2,5 | KG | 5,00 |
| OV 003151 | 08/05/2017 | 04/05/2017 | 6115 PASTECLAS TIRAMISU’ 2X3 | KG | 6,00 |
| OV 003151 | 08/05/2017 | 04/05/2017 | 6201 VARIEGATO AMARENA 2X3 | KG | 6,00 |
Attendiamo disposizioni per la gestione dello stralcio:
(A) Aggiungere la quantità residua al prossimo ordine
(B) Annullare la quantità residua
Cordiali saluti
ALFA spa
Questo piccolo intervento di personalizzazione ci ha consentito di trasformare un potenziale disservizio in un servizio di tempestiva informazione al cliente, liberando risorse utili da dedicare alle attività di vendita.
Per completare il quadro completammo il lavoro fornendo ai diversi responsabili vendite un cruscotto con l’evidenza degli stralci relativi ai propri clienti seguiti, in modo da rendere il più agevole possibile anche la gestione di questa delicata fase di contatto con il cliente.
