Lavori in un’azienda di produzione del settore alimentare e ti stai chiedendo se tra i vari ERP in circolazione Panthera può risolve le problematiche gestionali della tua azienda?

Beh la buona notizia è che sei approdato nel posto giusto. In questo articolo cercherò di spiegarti le caratteristiche di Panthera ERP in relazione alle problematiche specifiche del settore alimentare.

In questo modo potrai facilmente capire se e come Panthera ERP può aiutarti a gestire e risolvere i problemi tipici della tua azienda.

In questo primo post tratteremo problematiche e possibili soluzioni nell’area della produzione.

L’Anagrafica Articoli

Articoli Standard vs Articoli perosnalizzati (custom)

Una delle prime questioni che ti troverai ad affrontare nella valutazione di un ERP e’ la gestione dell’anagrafica articoli. Nella tua azienda alimentare avrai certamente a che fare con articoli standard e articoli personalizzati secondo le specifiche del cliente.

Panthera ERP mette a disposizione un’anagrafica articoli molto completa, strutturata in diverse aree tematiche , in modo da facilitare l’individuazione delle informazioni. Per risolvere il problema di articoli standard e articoli personalizzati (custom) potresti ricorrere allo strumento della configurazione. La configurazione e’ una particolare combinazione di variabili che da’ origine a prodotti diversi, a partire da una matrice comune  (esempio tipico e’ l’automobile nelle sue diverse combinazioni).

Per l’azienda in questione ho deciso di adottare il concetto di configurazione per gestire le varianti di prodotto: etichettatura, formulazione, imballo, definendo in modo chiaro regole ed istruzioni produttive.

Tutte queste variabili hanno un impatto significativo sulla distinta base, sul processo produttivo e sui costi del prodotto finito; vanno quindi esplicitate e gestite in modo molto rigoroso.

Sul tema costi è possibile tracciare e storicizzare diversi costi in funzione della data e di uno o più ambienti costi definiti (es. ambiente costi previsionali vs consuntivati).

Unità di misura

Il secondo tema che ti troverai ad affrontare riguarda le unita’ di misura. Per esempio potresti avere la necessita’ di gestire il magazzino in KG (e magari contemporaneamente anche in colli) e dover invece utilizzare come unita’ di misura di vendita il NR delle confezioni (accade spesso con la Distribuzione Organoizzata); se poi si tratta di articoli commercializzati, magari l’unita’ di misura di acquisto potrebbe essere ancora diversa.

Anche in questo caso Panthera ERP mette a disposizione uno strumento decisamente efficace: le categorie di unita’ di misura. Le diverse unita’ di misura possono infatti essere specificate singolarmente a livello di articolo oppure riunite in un comodo raggruppamento; ad esempio per tutti gli articoli confezionati in scatole contenenti 4 sacchetti da 1,2 Kg ho definito un unico raggruppamento comprendente tre unita’ di misura: KG, NR (la confezione) e SC (il collo). Puoi decidere di tenere i saldi di magazzino in due diverse unita’ di misura (nel nostro caso Kg e Colli). Inoltre puoi utilizzare unita’ di misura diverse per le vendite e gli acquisti specificando addirittura una UM di vendita personalizzata in termini di Articolo/Cliente/Configurazione/Versione.

Inoltre nella valutazione del costo di un articoli potresti voler gestire uno storico, in modo da analizzare l’andamento di questo valore nel tempo.

Lotti

Avrai poi certamente a che fare con la problematica dei lotti (gg di validità del lotto) e, se lavori con la DO, anche con il concetto di vita residua (solitamente 2/3 rispetto ai giorni di validità del lotto). Per fare un esempio, se un articolo ha validità 365 gg la DO vuole che l’articolo sia consegnato con una vita residua di 243 gg.

Per la gestione dei lotti Panthera ERP prevede una serie di automatismi che possono essere configurati in modo autonomo nelle diverse aree di competenza: acquisti, produzione, conto lavorazione e conto trasformazione. Ad esempio potresti decidere  di adottare una certa politica di gestione per la produzione e un’altra per gli acquisti, scegliendo se proporre i lotti in modo automatico/manuale, se codificarli in un certo formato, se generarli al momento dell’emissione dell’ordine oppure del documento di produzione.

Questo in termini di configurazione generale. Nell’anagrafica di ciascun articolo puoi attivare o meno la gestione dei lotti,  anche derogando alle regole generali, specificando magari un diverso criterio di codifica e la proposizione manuale/automatica. Sempre in questa sede  puoi scegliere un criterio di ordinamento specifico, una modalità di prelievo manuale/automatica e definire i giorni di validità del lotto.

Panthera ERP non prevede un particolare strumento gestionale per la vita residua del lotto. Tuttavia questa esigenza risulta facilmente gestibile attraverso l’apertura di un nuovo campo che estende l’anagrafica articolo, insieme a opportuni controlli in fase di picking. In particolare per l’azienda in questione abbiamo implementato un controllo sul picking che notifica con un warning il tentativo di prelevare un articolo con vita residua inferiore ai 2/3 della validità del lotto. La stessa informazione e’ fornita in via preventiva ai responsabili vendite attraverso l’invio di una mail schedulata ad intervalli regolari.

Immagini Articoli

Altro aspetto interessante e’ la gestione delle immagini. Puo’ sembrare banale ma l’identificazione visiva degli articoli, specie quando si hanno molte referenze a listino, e’ un ottimo strumento per rendere più rapido e preciso il processo di gestione dell’ordine, dal caricamento a sistema alla movimentazione fisica.

La gestione delle immagini e’ una funzionalità standard dell’anagrafica articoli; puoi gestire fino a tre immagini: una piccola, una media,  una grande (v. esempio sotto).

Le immagini, gestite in modo centralizzato ed unificato, possono essere utilizzate per alimentare schede commerciali, certificati di conformità, e-commerce e sito web. Tutto questo con enormi benefici in termini di efficienza, correttezza e uniformità delle informazioni.

Schede prodotto, certificati di conformità e ricette

Il prodotto alimentare deve spesso viaggiare accompagnato da una serie di documenti a corredo da fornire al cliente prima, durante o dopo la spedizione. Un caso tipico e’ il certificato di conformità del prodotto, che riepiloga le informazioni tecniche rilevanti: ingredienti, allergeni, dichiarazione nutrizionale, informazioni logistiche, etc.

Per le informazioni a corredo del prodotto e in generale per ogni altro tipo di file, Panthera ERP dispone di una potente soluzione documentale nativamente integrata nell’applicativo che permette di ottenere livelli di puntualità davvero maniacali. Per fare un esempio e’ possibile allegare un file ad un articolo, ad una specifica configurazione o versione, ad un ordine oppure ad una determinata riga d’ordine.

Esigenze specifiche

Ogni realtà aziendale ha le proprie specifiche esigenze e problematiche. Dovrai presumibilmente tracciare in anagrafica una serie di informazioni molto specifiche, tipiche soltanto della tua azienda,  che probabilmente nessun ERP avrà previsto.

L’estensione delle anagrafiche torna utile per tracciare e gestire proprio questo tipo di informazioni. Puoi creare una nuova tabella, definire tutti i campi necessari e aprire una nuova scheda in anagrafica articolo perfettamente integrata nell’interfaccia dell’applicativo (v. esempio sotto)

Distinta Base

Unica Distinta vs Distinte multilivello

Nella progettazione della distinta base puoi decidere di inglobare tutti i componenti in un’unica distinta base oppure scegliere di lavorare su distinte multi livello, introducendo il concetto di semilavorato. Se questo semilavorato confluisce in diversi prodotti finiti, magari per la sola variabile dell’imballo, quest’ultima scelta ti consente di manutenere una sola distinta base, a fronte di enne prodotti finiti, risparmiando tempo e riducendo la possibilità di errore.

La gestione delle distinte in Panthera ERP e’ demandata al Modello Produttivo, una distinta base evoluta che descrive come deve essere realizzato il prodotto, specificando dettagliatamente fasi, componenti, risorse, prodotti primari, sotto prodotti e scarti.

E’ possibile costruire modelli produttivi annidati ad enne livelli. Nel caso del progetto che ho seguito, trattandosi di produzioni alimentari realizzate in due macro-fasi continue (la produzione e il confezionamento) abbiamo deciso di realizzare due modelli produttivi mono-fase, uno per l’attività di produzione ed uno per l’attività di confezionamento. Se il tuo processo produttivo e’ strutturato allo stesso modo, la scelta di utilizzare modelli produttivi multi livello ti consente di centralizzare la manutenzione sul modello produttivo del semilavorato, ribaltando gli interventi di modifica su tutti i prodotti a valle. Ti permette inoltre  di ottimizzare la pianificazione producendo la giusta quantità di semilavorato (es. 20.000 Lt) da ripartire sulle diverse varanti di prodotto (es. 12.000 Lt sul formato da 100oml, 5.000 Lt sul formato da 500 ml e 3000 Lt sul formato da 200 ml), attraverso una mirata identificazione dei lotti minimi.

Quantità base del modello produttivo

Nel gestire la formulazione dei prodotti potresti avere distinte base che fanno riferimento a diverse quantità di base, magari per esigenze produttive legate alla capacita’ degli impianti. nel caso che ho seguito ad esempio era necessario gestire la distinta base di certi prodotti utilizzando come quantità base 20.000 Kg ed altre distinte con quantità base  3.000. Informazioni essenziali, anche ai fini della pianificazione della produzione, sono i lotti mini e multipli e i tempi di approvvigionamento dei lotti. Va inoltre gestita la problematica degli scarti e delle rese, per esempio produci 10.000 kg di prodotto ma ne devi scartare 500, oppure a fronte dell’impiego di materie prime per 12.000 kg ottieni soltanto 10.000 kg di prodotto finito.

In Panthera ERP i modelli produttivi possono essere immessi con diverse quantità base, ad esempio il semilavorato riferito a 20.000 Kg e il prodotto finito riferito a 100 Kg. Il sistema esegue il calcolo sviluppando le opportune conversioni. Dei comodi tools permettono infine di sviluppare o valorizzare il modello con riferimento ad una specifica quantità base.

Regole di condizionamento

Potresti avere la necessita’ di gestire alcune fasi e determinati componenti con regole di condizionamento che rispondono a  specifiche configurazioni di prodotto; ad esempio i clienti del mondo arabo potrebbero non accettare certi ingredienti che invece sono utilizzati per la realizzazione di un articolo standard. In presenza di articoli configurati si possono utilizzare le regole di condizionamento.

Cercherò di spiegarmi meglio con un esempio. L’azienda che ho seguito produce un sostituto vegetale della panna: questo articolo viene prodotto a standard per il mercato italiano e con una variante di formulazione per il mercato arabo. Attraverso la configurazione del prodotto finito abbiamo condizionato la presenza di alcuni ingredienti della formula all’articolo standard; questi stessi ingredienti sono invece stati eliminati nella configurazione del prodotto per il mercato arabo.

Potresti anche avere componenti che vuoi stampare sulla bolla di prelievo ed altri no. Potresti dover prelevare certi componenti da un magazzino ed altri da magazzini diversi. Potresti volere che certi articoli, pur facendo parte della distinta base fossero esclusi dal calcolo dei costi, e cosi via.

Attraverso l’uso attento dei modelli produttivi siamo riusciti a gestire ognuna di queste problematiche, utilizzando la complessa modellazione parametrica, pur restando nello standard dell’applicativo.

La Pianificazione

In contesti di mercato sempre più caotici e ipercompetitivi tenere il passo e’ difficile. Bisogna riuscire a produrre quanto richiesto dal mercato, con una qualità impeccabile e in tempi sempre più stretti. Riuscire a coordinare queste esigenze con l’efficientamento dei processi produttivi e’ una sfida che probabilmente avrai dovuto affrontare anche tu nella tua azienda.

In particolare la produzione deve garantire uno stock di articoli con rotazioni di magazzino molto diverse: dagli articoli movimentati diverse volte nell’arco della stessa giornata agli articoli stagionali movimentati soltanto in alcuni periodi dell’anno.

Pianificare cosa produrre, quanto, quando e come produrre nel rispetto di tempi e costi richiede un lavoro di analisi molto complesso e la gestione di innumerevoli variabili.

In base a come hai strutturato il tuo sistema di produzione ti riconoscerai in una o in un insieme delle seguenti classificazioni:

• M.T.S. (Make to stock – Produci per il magazzino)
• A.T.O. (Assembly to order – Assembli sulla base dell’ordine)
• M.T.O. (Make to order – Produci sull’ordine)
• E.T.O. (Engineer to order – Progetti sulla base dell’ordine)

Queste scelte hanno un impatto sui quattro parametri principali del tuo sistema produttivo: costo, tempo, qualità, flessibilità e di conseguenza sul modo in cui rispondi alle richieste dei tuoi mercati di riferimento.

Panthera ERP può essere modellato per adattarsi in modo molto aderente allo schema produttivo adottato. Ovviamente la modellazione di un ERP non è un’operazione alla portata di tutti. Richiede una profonda conoscenza dell’applicativo, forti competenze ed esperienze dei processi produttivi specifici di settore e una visione di medio/lungo periodo piuttosto definita.

Per il progetto che ho coordinato abbiamo modellato il software per adattarsi ad uno schema produttivo misto make-to-stock/make-to-order. In particolare l’algoritmo di pianificazione prende in esame sia gli ordini di vendita sia il piano di produzione (MPS Material Production Schedule) lavorando sul concetto di maggior domanda, in funzione del tempo:  a breve termine il focus è sigli ordini; mano a mano che ci si allontana sull’asse del tempo il peso si sposta sulle informazioni previsionali del piano di produzione. Questo consente di avere una maggiore precisione nel breve periodo e di anticipare eventuali esigenze nel lungo.

L’intervento di business process reengineering realizzato in produzione ha prodotto un deciso contenimento del valore delle rimanenze finali di magazzino (-10% a fronte di un +3% di crescita del fatturato).

A livello operativo abbiamo strutturato le attività di pianificazione in 5 passaggi:

1. Lancio del calcolo della pianificazione (il sistema calcola i fabbisogni e propone ordini di produzione/acquisto)
2. Analisi degli eventi di pianifica (il responsabile di produzione/acquisti valuta le proposte del sistema)
3. Estrazione e Rilascio eventi (ordini di produzione o acquisto)
4. Stampa bolle di lavorazione (o degli ordini di acquisto)
5. Consegna ai reparti degli ordini di produzione (o invio ai fornitori degli ordini di acquisto)

L’accuratezza e la tempestività di aggiornamento del piano di produzione, insieme alla manutenzione puntuale delle date di consegna degli ordini, determinano il grado di precisione dell’attività di pianifica e di conseguenza la capacità di rispondere in modo puntuale al mercato.

La fase  operativa: Ordini e Documenti di produzione

Una volta definito cosa, quanto, quando e come produrre si entra nell’ambito di come comunicare queste informazioni ai vari reparti produttivi e di come coordinare le attività.

Tipicamente questa fase operativa viene gestita attraverso una serie di strumenti di tipo cartaceo e/o elettronico: gli ordini di produzione con cui il responsabile comunica il piano di lavoro ai reparti e il documento di produzione che contiene la consuntivazione delle attività.

Nel settore alimentare assume un’importanza cruciale la rilevazione dei lotti utilizzati nelle diverse fasi di produzione al fine di garantire la catena della tracciabilità.

Per avere efficacia questi strumenti devono essere di immediata comprensione e di facile utilizzo, senza risultare troppo onerosi in termini di tempo per gli operatori.

A livello operativo le attività di produzione possono essere schematizzate in tre fasi:

• Prelievo (dei materiali necessari alla produzione)
• Avanzamento (delle varie fasi di produzione)
• Versamento (del risultato delle lavorazioni, il prodotto finito o semifinito)

Anche in questo caso la scelta di effettuare in sequenza o in parallelo alcune o tutte le fasi comporta una diversa organizzazione delle risorse produttive e dei flussi informativo associati.

Nel caso specifico abbiamo realizzato una personalizzazione per gestire la movimentazione dei pallet dai reparti produttivi al magazzino prodotti finiti.

In particolare l’attività di versamento dei prodotti nel magazzino prodotti finiti (effettuata attraverso la lettura di un barcode identificativo di ordine/articolo/configurazione/lotto) genera la creazione di un Documento di produzione.

Le attività di prelievo e avanzamento sono invece completate dai responsabili di reparto (e consuntivate in un altro documento), quindi  i due valori sono messi a confronto a fine giornata.