Ovvero in che modo l’adozione di un sistema E.R.P. può dare respiro all’organizzazione aziendale

Dopo qualche mese di preparazione in piscina eccomi qui sulla banchina di San Domino in attesa della barca che ci porterà in mare per la prima esperienza sub. Salpiamo verso il punto di immersione.
Il capitano butta l’ancora e inizia il rito della vestizione. Intorno a me è tutto un contorcersi di corpi che cercano di scivolare dentro una muta, a volte troppo stretta! Sento che l’ansia comincia a farsi palpabile, il respiro si accorcia e il battito cardiaco accelera, mentre l’odore del neoprene diventa insopportabile.

In un attimo siamo sotto. La giornata grigia contribuisce ad incupire la situazione: io che mi aspettavo di restare folgorato da un tripudio di colori mi ritrovo immerso in un fondale dall’aspetto cinereo.
Continuiamo la discesa. Un’occhiata verso l’alto mi restituisce l’immagine meravigliosa di un branco di saraghi. Ma la magia si rompe bruscamente. All’improvviso percepisco l’imponenza della colonna d’acqua che mi separa dalla superficie e sono invaso dal panico. Si il panico! Più respiro più mi sento soffocare. L’aria del respiratore non mi basta. Così, dopo i consueti segnali di intesa, con il mio istruttore cominciamo una lenta e faticosa risalita.

Quello sommerso è un mondo meraviglioso. Mille colori ti si parano davanti, pesci da togliere il fiato e fondali da esplorare. Ma è fatto anche di insidie che possono mandarti nel panico. La passione per il mondo subacqueo è un po’ la stessa che ci metto quando mi immergo nel lavoro, alla ricerca di soluzioni capaci di migliorare un problema o un processo. Lavoro in questa azienda da oltre 15 anni, un’eccellenza marchigiana che produce preparati per Gelaterie, Pasticcerie, Ristoranti e prodotti per Supermercati. Io in azienda sono quello che si occupa di sistemi informativi a supporto dei processi di business, di trovare cioè soluzioni a problemi complessi in tempi rapidi e a costi certi.

Ora, come un sub in affanno per carenza di ossigeno, il personale si trovava in affanno a causa di un sistema organizzativo che si faceva di giorno in giorno più complesso. Ma perché l’ambiente in azienda era diventato così stressante da togliere il respiro alle persone? Grazie alla visione lungimirante del fondatore ed ad un brillante passaggio generazionale la squadra stava riscuotendo importanti successi commerciali, registrando tassi di crescita a doppia cifra. Stavano crescendo a ritmi sostenuti il numero di prodotti, i clienti, i fornitori, gli agenti e i relativi problemi da gestire. Di conseguenza il sistema gestionale che aveva consentito di sviluppare il business fino a quel momento iniziava a risultare inadatto per affrontare questa nuova realtà iper-competitiva, che richiedeva livelli maniacali di puntualità e precisione.

I processi nevralgici erano ben presidiati da alcune figure chiave. Mancava tuttavia un collegamento formale, un linguaggio condiviso, tra le diverse aree dell’azienda. Il Commerciale nuotava davanti alla fila per aprire nuovi varchi; il Magazzino riceveva gli ordini in real-time e cercava di organizzare al meglio le spedizioni; la Produzione faceva l’impossibile per soddisfare una domanda sempre più veloce; gli Acquisti cercavano di tenere il passo. Amministrazione, Qualità e Ricerca erano immersi in altrettanti sistemi informativi paralleli.

Insomma il barometro del nostro gruppo di eroi iniziava a segnalare un pericoloso aumento di pressione!

L’azienda cercava nell’integrazione dei processi la chiave di volta per sostenere lo sviluppo del business e per governare la complessità derivante dall’ampliamento della gamma prodotti e dei mercati serviti.

La Direzione riteneva che il cambio del sistema gestionale a favore di un moderno E.R.P. potesse rappresentare una boccata di ossigeno per l’organizzazione, oltre che un momento di sviluppo della cultura organizzativa e di crescita delle persone.

Si voleva creare un collegamento formale e diffondere un linguaggio condiviso tra le diverse aree dell’azienda con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione.

Si ma Come?

• Evolvendo da una visione funzionale ad una visione integrata dei processi;
• Razionalizzando le procedure operative;
• Automatizzando tutte le attività ripetitive a zero valore aggiunto;
• Scrivendo i dati una sola volta con la possibilità di consultarli ovunque in pochi click;
• Ottimizzando i fattori produttivi e rendendo più efficienti i processi di produzione;
• Generando informazioni per la direzione efficaci e di immediata lettura;
• Adottando una logica di business sperimentata, sulla base delle best practice di settore.

Fu così che dopo sei mesi di software selection, estenuanti sessioni demo e promesse roboanti dei vari vendor, a gennaio 2015 ci imbarcammo in questa meravigliosa avventura, con un misto di eccitazione e timore per le le sfide che di lì a poco avremmo dovuto affrontare.